De Minto Methode: overtuigen op afstand

Je hebt uren onderzoek gedaan, alles zorgvuldig geanalyseerd en een stevig advies opgesteld. Nu komt de uitdaging: hoe zorg je dat jouw lezer het ook écht begrijpt en onthoudt? Een lang rapport wordt vaak slechts gescand, een kort stuk roept juist meer vragen op. En presenteren aan iedereen? Onmogelijk. Hoe breng je dan toch je boodschap overtuigend over? Met de Minto Methode – dé manier om helder en doelgericht te schrijven, zelfs voor de drukste lezers.

McKinsey’s topauteur

De naamgever van de methode, Barbara Minto, was in de jaren zestig consultant bij McKinsey en stond onder collega’s bekend als de beste schrijver. Steeds meer consultants lieten hun stukken door haar redigeren. Zij kreeg het er zo druk mee dat ze stopte als consultant en een bestseller schreef over haar methode: The Piramyd Principle. De methode gaat er vanuit dat je de lezer van een idee wilt overtuigen en dat je dat idee onderbouwt met logisch gestructureerde argumenten. Door jouw advies argument voor argument op te bouwen staat het zo stevig als een huis – of een piramide in dit geval.

Introductie creëert ontvankelijkheid

Maar om die drukbezette opdrachtgever naar je piramide te laten kijken, moet je eerst de aandacht trekken. Minto hamert dan ook op het belang van een goede introductie. Die bestaat altijd uit drie vaste elementen: Situation, Complication, Question. Je kunt spelen met de volgorde ervan, maar je hebt ze alle drie nodig om de lezer klaar te stomen om naar jouw mening te luisteren.

Situation is een omschrijving van een voor de lezer herkenbare (en relevante) startsituatie. Zo laat je zien dat jij weet wat de lezer weet. Die voelt zich serieus genomen, waardoor die  (eerder) openstaat voor je verhaal. Ik begin dit artikel niet voor niets met een situatie waarvan ik verwacht dat jij je regelmatig in bevindt. “Als je regelmatig adviesrapporten of beleidsstukken schrijft, herken je het vast. Je zit diep in de materie en je wilt jouw bevindingen en conclusies overbrengen aan opdrachtgever of leidinggevende – altijd iemand met weinig tijd.” Ik neem daarmee wel een risico: misschien schrijf jij nooit rapporten of beleidsstukken of heeft jouw leidinggevende altijd tijd. Gelukkig heb jij de Minto Methode dan helemaal niet nodig!

Complication is de complicatie, het probleem dat zich manifesteert waardoor die herkenbare situatie verandert of moet veranderen. De lezer weet nu: zo kan het niet langer en spitst de oren. In de eerste alinea zijn dat vier problemen:1.lijvige stukken worden niet gelezen, 2. simpele stukken vertellen niet het hele verhaal, 3. je stuk kan worden doorgestuurd 4. je hebt geen tijd om elke lezer persoonlijk te spreken.

Question is de centrale vraag die voorligt en die door het stuk beantwoord zal worden. Het is de vraag die logischerwijs ontstaat doordat de startsituatie gecompliceerd is geraakt. In dit artikel is dat: hoe kun je jouw bevindingen overdragen zonder dat jij er naast staat. De centrale vraag is dus niet te verwarren met de vraag die er nu staat: ‘Herkenbaar probleem?”. De vraag is: ‘Hoe leer je overtuigend te schrijven?’. Nou, met de Minto Methode dus.

Slim argumenten stapelen

Dit is ook het centrale idee van deze piramide: De Minto Methode helpt je om overtuigend te schrijven. Dit idee heeft nu argumenten nodig, om de piramide mee op te bouwen. Je kunt de deductieve methode gebruiken, een knap staaltje logica. Je brengt dan de argumenten in een logische volgorde op tafel waardoor jouw centrale idee onomstotelijk lijkt. Denk aan deze redenatie: Mannen met baarden zijn hip > Sinterklaas heeft een baard > Sinterklaas is een hippe man. Overtuigend, nietwaar?

De meeste onderwerpen in het professionele leven zijn wat complexer. Het is makkelijker om het centrale idee te verdedigen met losse argumenten, de inductieve methode. Dat gaat volgens het principe Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive: je noemt alle relevante argumenten zonder in herhaling te vallen. Je zult zien dat het ene argument belangrijker is dan het andere. En dat het ene argument hoort bij het andere. Zo ga je dus stapelen.

Want een piramide is meer dan een boodschappenlijst van argumenten. Door op de juiste manier te bundelen, maak je de redenatie steviger. Zo horen de argumenten voor Barbara Minto’s sterke track record bij elkaar. De argumenten verspreiden maakt haar verdiensten minder sterk en leidt bovendien af in de andere alinea’s. Dus:

Centraal idee: De Minto Methode helpt je om overtuigend te schrijven

Ondersteunende argumenten:

1. Barbara Minto weet wat ze doet:

1. Ze was de beste rapportenschrijver van een gerenommeerd consultancybureau

2. Ze schreef ze niet alleen voor haar eigen projecten,  maar ook voor haar collega’s

3. Ze is heeft een bestseller-boek geschreven

2. Je maakt de lezer ermee ontvankelijk voor jouw verhaal

1. Je laat zien dat je de situatie van de opdrachtgever begrijpt

2. Je laat zien dat de situatie niet langer kan of zal voortduren

3. Je legt de vraag voor die brandt op de lippen van je opdrachtgever

3. etc.etc.

Door je argumenten in bullets te bundelen, werk je eerst aan je structuur voordat je gaat stoeien om die mooie volzinnen te schrijven. Dat is makkelijker.

Verstevigen met bruggen en koppen

Door zo met je argumenten te spelen, ontdek je ook nieuwe verbanden. En dat is belangrijk in de redenatie. Je hebt bruggetjes nodig om van het ene argument naar het andere te gaan. Daar wordt de argumentatie slimmer van. Neem het verschil tussen de inductieve en de deductieve methode van hierboven. Zonder bruggetje zijn het gewoon twee methodes waaruit je kunt kiezen. Daarom staat er een bruggetje: “De meeste onderwerpen in het professionele leven zijn complexer.” Dat zegt tenminste iets over het verschil tussen de toepassing van de twee methoden. Droge opsommingen zijn volgens Minto dus een gemiste kans!

Dit idee kun je ook toepassen op je titels en tussenkopjes van je stuk. Vergeet dus de standaard ‘bewegwijzering’ die je op de universiteit leerde (Inleiding, Hypothese, Bevindingen, Conclusie). Dit helpt de drukbezette lezer niet om snel jouw mening tot zich te nemen. Probeer daarom iets inhoudelijks toe te voegen in de koppen, iets wat jouw argumentatie ondersteunt. Kijk maar naar de kopjes in dit stuk. Ik gebruik geen term als ‘Samenvatting’ of ‘Conclusie’. Ik gebruik ook geen ‘Wie was Minto?’ of ‘Waarom deze methode helpt’ en ook niet ‘Het belang van bruggen en koppen’. Dat zegt namelijk nog niks. ‘Verstevigen met bruggen en koppen’ maakt al duidelijk waarom bruggen en koppen belangrijk zijn.

Natuurlijk zijn er altijd lezers die wel houden van bewegwijzering, omdat ze gewend zijn om zo te lezen. Om ook hen tevreden te stellen, doe ik wel eens beiden. ‘Wie was MInto? McKinsey’s topauteur’ zou ook een kop kunnen zijn. Tenslotte zijn er altijd situaties waarin alleen al het idee dat je de lezer een richting op stuurt verkeerd valt. Denk aan wetenschappelijke artikelen, gevoelige audits – jij schat het ongetwijfeld zelf het beste in. Voor alle andere gevallen, of het nou een Powerpoint presentatie, een rapport in Word of een blog is, is mijn advies dus: gebruik de Minto Methode om overtuigend te schrijven.